OPERASI LAYANAN & PENGELOLAAN LAYANAN BISNIS

OPERASI LAYANAN

Pengantar

Operasi layanan adalah fase siklus hidup manajemen layanan TI yang  bertanggung jawab untuk kegiatan 'bisnis seperti biasa'. Jika layanan tidak dimanfaatkan atau tidak disampaikan secara efisien dan efektif, mereka tidak akan memberikan nilai penuh mereka, terlepas dari seberapa baik desain mereka. Ini adalah operasi layanan yang bertanggung jawab untuk memanfaatkan proses untuk memberikan layanan kepada pengguna dan pelanggan.

Operasi layanan adalah tempat nilai yang telah dimodelkan dalam strategi layanan dan dikonfirmasi melalui perancangan layanan dan transisi layanan benar-benar disampaikan. Tanpa operasi layanan menjalankan layanan seperti yang dirancang dan memanfaatkan  proses yang dirancang, tidak akan ada kontrol dan manajemen layanan. Produksi metrik yang berarti oleh operasi layanan akan membentuk dasar dan titik awal untuk aktivitas peningkatan layanan.

Maksud & Tujuan

Tujuan operasi layanan adalah untuk mengatur dan melakukan kegiatan dan proses yang diperlukan untuk memberikan layanan kepada pengguna bisnis pada tingkat layanan yang disepakati. Selain itu, operasi layanan bertanggung jawab atas manajemen teknologi yang sedang berlangsung (infrastruktur dan aplikasi) yang digunakan untuk memberikan dan mendukung layanan.

Operasi layanan adalah tindakan penyeimbang. Ini bukan hanya sekedar menjalankan proses sehari-hari. Ada 'perdebatan' dinamis yang terjadi pada empat tingkat. Ini dikenal sebagai 'empat saldo operasi layanan':

·    Pandangan TI internal dan tampilan bisnis eksternal: Bisnis eksternal  Pandangan TI akan berhubungan dengan layanan yang disampaikan kepada pengguna dan pelanggan sementara, secara internal dalam TI, layanan tersebut akan dipandang sebagai sejumlah komponen. Individu atau tim yang bertanggung jawab untuk menjalankan komponen tertentu mungkin tidak memahami bagaimana komponen mereka cocok dengan pengiriman keseluruhan layanan tertentu. Jika sebuah organisasi terlalu terfokus secara eksternal, ada risiko bahwa perjanjian akan dibuat dengan bisnis yang tidak dapat benar-benar disampaikan karena kurangnya pemahaman tentang bagaimana bagian-bagian konstituen internal perlu beroperasi. Sebaliknya, organisasi yang terlalu terfokus secara internal kemungkinan akan kesulitan untuk memahami dan memberikan persyaratan bisnis.

·     Stabilitas dan daya tanggap: Perubahan sering menjadi penyebab  insiden dan hilangnya ketersediaan, sehingga mungkin tergoda untuk membatasi jumlah perubahan untuk meningkatkan stabilitas layanan. Namun, perubahan akan selalu dibutuhkan untuk menjaga agar layanan selalu diperbarui dan untuk mengadopsi kebutuhan bisnis yang terus berubah. Keseimbangannya adalah antara dapat dengan cepat merespon perubahan dan berfokus pada stabilitas infrastruktur.

·     Kualitas layanan dan biaya layanan: Akan selalu ada tekanan untuk meningkatkan kualitas layanan TI sambil mengendalikan biaya. Tekanan anggaran yang intensif dapat menyebabkan berkurangnya tingkat layanan dengan lebih banyak kegagalan dan lebih sedikit dukungan. Di sisi lain, organisasi yang tidak seimbang pada 'pihak lain' mungkin membayar terlalu banyak untuk layanan mereka dengan ketahanan yang dibangun yang tidak dapat dibenarkan. Kuncinya adalah memiliki dialog yang berarti mengenai biaya memastikan bahwa bisnis sepenuhnya memahami apa yang didapatnya dan tidak mendapatkan sejumlah uang tertentu dan apa yang akan diperolehnya jika menghabiskan sedikit lebih sedikit atau lebih banyak.

·   Reaktif dan proaktif: Sebuah organisasi yang sangat proaktif akan selalu memprediksi di mana hal-hal bisa salah dan mengambil tindakan untuk mengurangi atau mencegah situasi. Diambil ke ekstrem, organisasi tersebut mungkin lebih dari memantau dan menerapkan perubahan yang tidak perlu. Sebaliknya, organisasi yang benar-benar reaktif menghabiskan sebagian besar waktu mereka 'memadamkan api' dan menghadapi situasi ketika mereka muncul, dan mereka perlu bergerak lebih banyak ke pendekatan 'pencegahan kebakaran' untuk memprediksi dan menghindari insiden dan masalah.

Nilai Operasi Layanan

Setiap tahapan siklus hidup layanan ITIL menambah dan memberikan nilai bagi bisnis. Operasi layanan melakukan ini dengan melakukan proses dan menjalankan layanan sebagaimana dimaksud oleh strategi layanan, desain layanan dan tahap transisi layanan dari siklus hidup. Operasi layanan adalah wajah yang terlihat dari organisasi TI dan merupakan ‘yang terdekat’ bagi pengguna dan pelanggan. Penyampaian layanan yang efektif dan efisien adalah apa yang diharapkan dari operasi layanan.

Fungsi & Aktivitas Utama

Proses yang dilakukan oleh operasi layanan adalah:

·  Manajemen acara: Ini adalah proses yang bertanggung jawab untuk memantau semua peristiwa di seluruh infrastruktur dan aplikasi TI untuk memastikan normal operasi. Manajemen acara ada untuk mendeteksi, meningkat dan bereaksi pengecualian.

·     Manajemen insiden: Ini adalah proses untuk menangani semua insiden. Ini mungkin insiden dimana layanan terganggu atau layanan belum terganggu.

·   Pemenuhan permintaan: Ini adalah proses yang melakukan permintaan layanan dari pengguna. Permintaan pemenuhan mencakup permintaan perubahan standar, permintaan untuk informasi dan keluhan. Dari perspektif meja layanan, proses pemenuhan permintaan cenderung untuk menutup semua panggilan yang bukan insiden atau berhubungan dengan masalah.

·     Manajemen masalah: Proses ini bertanggung jawab atas pengelolaan semua masalah dalam infrastruktur TI. Proses ini mencakup analisis akar masalah dan tiba pada penyelesaian masalah. Manajemen masalah tetap ada  bertanggung jawab hingga resolusi diimplementasikan melalui proses manajemen perubahan dan manajemen rilis.

·      Manajemen akses: Proses ini memungkinkan pengguna dengan tingkat yang benar otorisasi untuk mengakses aplikasi atau layanan. Ini juga memastikan bahwa mereka yang tidak memiliki tingkat otorisasi yang diperlukan tidak dapat mengakses aplikasi dan layanan. Manajemen akses memungkinkan organisasi untuk mengontrol akses ke aplikasi dan layanan.

Fungsi-fungsi operasi layanan adalah:

·    Meja layanan: Ini melakukan sejumlah proses, khususnya manajemen insiden dan pemenuhan  permintaan. Meja layanan terdiri dari sekelompok staf yang dilatih untuk menangani acara layanan. Staf meja layanan akan memiliki akses ke alat yang diperlukan untuk mengelola acara-acara ini. Meja layanan harus menjadi titik kontak tunggal untuk pengguna TI dalam suatu organisasi.

·      Manajemen teknis: Ini adalah fungsi yang menyediakan sumber daya dan memastikan bahwa pengetahuan tentang teknologi yang relevan selalu diperbarui. Manajemen teknis mencakup semua tim atau area yang mendukung penyampaian pengetahuan dan keahlian teknis. Ini termasuk tim seperti jaringan, mainframe, middleware, desktop, server, dan basis data.

·    Manajemen aplikasi: Ini akan mengelola aplikasi melalui totalitas siklus hidup mereka. Ini dimulai dengan 'ide' bisnis pertama dan selesai saat aplikasi tidak lagi digunakan. Manajemen aplikasi terlibat dalam desain, pengujian dan peningkatan berkelanjutan aplikasi dan layanan yang didukung oleh aplikasi.

·  Manajemen operasi TI: Ini bertanggung jawab untuk mengoperasikan infrastruktur dan aplikasi TI organisasi dalam basis sehari-hari. Area yang memberikan nilai telah dimodelkan dan dirancang di tempat lain, sehingga operasi layanan akan memiliki banyak antarmuka untuk proses yang merupakan bagian dari fase gaya hidup lainnya, khususnya aset layanan dan manajemen konfigurasi, rilis dan manajemen penyebaran, manajemen pengetahuan, kontinuitas layanan TI manajemen manajemen dan tingkat layanan.

PENGELOLAAN LAYANAN BISNIS

Ruang Lingkup

Keberhasilan jangka panjang dari penyedia layanan TI bergantung pada hubungannya dengan pelanggannya. Seperti dalam banyak aspek kehidupan lainnya, hubungan jangka panjang yang efektif membutuhkan komitmen dan upaya di kedua sisi untuk mengembangkan dan mempertahankan kepercayaan dan pemahaman yang akan mendukung hubungan melalui masa-masa baik dan buruk.

               Dalam arti luas, hubungan antara pelanggan dan penyedia layanan TI mencakup spektrum penuh interaksi bisnis di antara mereka, dari hal-hal operasional yang berkaitan dengan pemberian layanan dan kinerja operasional, melalui isu-isu taktis, seperti persyaratan pengembangan atau mungkin kasus bisnis baru atau berubah layanan, untuk pengembangan strategi jangka panjang. Menjelaskan bagaimana manajemen tingkat layanan (SLM) menyediakan platform untuk mengelola hubungan relatif terhadap masalah taktis tingkat operasional dan bawah. Menjelaskan bagaimana manajemen hubungan bisnis (BRM) digunakan untuk menyelaraskan kegiatan penyedia layanan dengan kebutuhan pelanggannya dengan mengembangkan, memperkuat dan memelihara hubungan untuk isu taktis tingkat strategis dan lebih tinggi, dan bagaimana BRM berhubungan dengan proses ITIL lainnya.

Maksud & Tujuan

               Tujuan utama BRM adalah membangun dan mempertahankan hubungan yang efektif dan produktif antara pelanggan dan penyedia layanan, yang didasarkan pada pemahaman pelanggan dan kebutuhan bisnisnya. Ini berarti lebih dari sekadar bereaksi terhadap persyaratan pelanggan baru. Ini lebih dalam dari ini. Ini adalah tentang memahami pelanggan, strategi dan penggerak bisnisnya dengan cukup untuk dapat mengantisipasi dan memengaruhi persyaratan pelanggan saat keadaan berubah. Seperti yang dikatakan oleh ITIL “Manajemen hubungan bisnis adalah proses yang memungkinkan manajer hubungan bisnis untuk menyediakan hubungan antara penyedia layanan dan pelanggan pada tingkat strategis dan taktis.” Pelanggan dan penyedia akan memiliki kepentingan bersama untuk memastikan bahwa pelanggan memahami nilai penawaran layanan dan memiliki harapan yang realistis dari mereka. Agar hubungan semacam itu dapat berfungsi, harus ada komitmen, kepercayaan, keterbukaan, dan kejujuran yang jelas di kedua sisi, dan kadang-kadang hal ini akan mengharuskan penyedia layanan bersikap terbuka dan jujur ​​tentang pelanggan, misalnya dalam kaitannya dengan kewajiban pelanggan telah gagal memenuhi.

               BRM harus mencapai sejumlah tujuan jika hubungan itu untuk memberikan. Ini harus jelas didasarkan pada pemahaman yang cukup tentang pelanggan sehingga penyedia layanan dapat mengembangkan kemampuan dan sumber dayanya untuk merespon dalam kerangka waktu yang dapat diterima untuk kebutuhan dan prioritas perubahan pelanggan, dan, jika relevan, untuk membantu pelanggan mengembangkan persyaratan dalam menanggapi. Penyedia layanan akan mampu mengantisipasi, setidaknya sejauh mana, bagaimana kebutuhan pelanggan dapat berubah dengan keadaan, mengidentifikasi bagaimana layanan baru atau berubah atau penawaran teknologi baru dapat membantu pelanggan merespons secara efektif untuk mengubah atau meningkatkan kinerja. Penyelarasan yang ketat antara penyedia layanan dan pelanggan, dan wawasan yang diberikan penyedia layanan ini, akan memungkinkan penyedia layanan untuk mengidentifikasi konflik nyata atau potensial antara berbagai bagian dari organisasi pelanggan itu sendiri dan membantu menyelesaikan atau memitigasi mereka. Tempat BRM menuntut baik penyedia layanan maupun pelanggan. BRM harus terus menunjukkan nilai dari hubungan tidak hanya melalui memenuhi tujuan yang dibahas di atas, tetapi juga dengan memastikan bahwa penyedia layanan memenuhi kewajibannya untuk kinerja dan kualitas layanan, mencapai tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi dalam proses, antara lain oleh memberikan respons yang efektif terhadap pujian dan keluhan.

Prinsip-Prinsip Umum

·        Dasar untuk BRM

Penyebaran BRM didasarkan pada argumen bahwa baik penyedia layanan dan pelanggan akan memperoleh manfaat dari hubungan yang berusaha menyelaraskan kegiatan penyedia layanan dengan kebutuhan bisnis berkembang pelanggan dan meningkatkan pemahaman pelanggan tentang penyedia layanan penawaran dan nilai mereka untuk bisnis pelanggan. Ini bertentangan dengan pandangan bahwa hubungan pemasok-pelanggan pada dasarnya bersifat permusuhan. BRM membutuhkan komitmen, sehingga kedua belah pihak harus menilai nilai BRM sebelum mengerahkan sumber daya untuk itu. Masalah utama bagi pelanggan adalah apakah hubungan bisnis cukup penting untuk menjadikannya berharga. Hubungan antara pelanggan dan penyedia layanan komoditas di pasar yang kompetitif akan memiliki panggilan yang lebih sedikit untuk manajemen yang terstruktur daripada layanan yang kompleks dan kepentingan strategis bagi pelanggan. Penyedia layanan juga akan ingin fokus pada pelanggan utama atau pelanggan yang memiliki kepentingan strategis bagi mereka.

·        Kepuasan pelanggan

Kepuasan pelanggan adalah perhatian utama untuk BRM karena begitu banyak proses SM lainnya. Namun, kepuasan pelanggan untuk BRM kurang tentang memberikan layanan kepada target yang disepakati untuk garansi dan utilitas daripada memastikan bahwa pelanggan menerima layanan yang mendukung tujuan bisnisnya. Fokus untuk BRM adalah pada desain dan penyediaan layanan yang menambahkan nilai nyata kepada pelanggan dengan biaya yang masuk akal baik dalam hubungan dengan nilai yang diberikan layanan dan biaya layanan serupa dari pesaing.

·        Manajemen hubungan bisnis dan manajemen tingkat layanan

Perbedaan fokus antara BRM dan proses lainnya diilustrasikan oleh perbedaan antara BRM dan manajemen tingkat layanan (SLM). Kedua proses tersebut berkaitan dengan hubungan jangka panjang dengan pelanggan dan dengan memastikan bahwa pelanggan senang dengan apa yang disampaikan. Fokus SLM adalah menempa perjanjian dengan pelanggan pada tingkat layanan yang akan disampaikan untuk layanan tertentu dan, dengan memastikan tingkat layanan ini terpenuhi, untuk mencapai tingkat kepuasan pelanggan yang dapat diterima. Ini berarti memastikan bahwa semua proses SM, yang mendukung kontrak dan perjanjian tingkat operasional mendukung pencapaian SLA. BRM membangun hubungan dengan pelanggan yang fokus pada isu-isu strategis dan tingkat yang lebih tinggi, berusaha untuk menyediakan layanan yang selaras dengan kebutuhan bisnis pelanggan dan berada dalam kemampuan penyedia layanan untuk menyampaikan. Kepuasan pelanggan adalah ukuran utama keberhasilan BRM, tetapi ini adalah kepuasan pelanggan yang dinyatakan dalam hal nilai layanan kepada pelanggan.

·         Portofolio pelanggan

Agar efektif, BRM harus menjaga informasi terbaru tentang pelanggannya. Perlu dipahami siapa pelanggan sebenarnya, terutama di organisasi pelanggan yang lebih besar di mana pelanggan dan pengambil keputusan yang sebenarnya mungkin tidak sama dengan pengguna layanan utama. Untuk memahami nilai layanan kepada organisasi pelanggan dan dampak perubahan layanan, penyedia layanan memerlukan informasi yang solid tentang pengguna layanan dan bagaimana bisnis pelanggan bergantung pada layanan yang mereka terima. Penyedia membutuhkan informasi untuk menilai nilai pelanggan tertentu untuk bisnisnya sendiri berdasarkan pada arus pemakaian dan pendapatan yang lalu dan diprediksi. Ini akan memengaruhi keputusan BRM pada sumber daya yang akan diberikan oleh penyedia untuk BRM bagi pelanggan tertentu. Pengetahuan tentang strategi pelanggan dan rencana bisnis memungkinkan BRM memposisikan dirinya, dalam hal sumber daya dan kemampuan, untuk menangani perubahan permintaan pelanggan. BRM harus mengumpulkan dan menyimpan semua informasi ini dalam portofolio pelanggan, basis informasi yang secara logis berisi informasi pelanggan yang cukup untuk memberikan BRM yang efektif.

·        Portofolio perjanjian pelanggan

Bagian dari informasi yang diperlukan pada pelanggan menyangkut perjanjian antara penyedia layanan dan pelanggan. Ini adalah sumber utama informasi yang diperlukan oleh BRM dan dapat dianggap logis sebagai komponen portofolio pelanggan. Namun, dalam prakteknya, yang terbaik dikelola oleh manajemen tingkat layanan, yang membawa tanggung jawab untuk menegosiasikan dan mempertahankan SLA untuk memastikan bahwa semua kontrak pelanggan dan perjanjian lainnya dikelola secara terpusat untuk memastikan bahwa penyedia layanan tidak melakukan komitmen yang tidak dapat dipenuhi. . Untuk penyedia layanan internal perjanjian akan non-kontrak, sedangkan untuk penyedia layanan eksternal perjanjian akan kontraktual. Tergantung pada sifat dan skala penyedia layanan, perjanjian mungkin merupakan perjanjian standar yang diterapkan untuk semua pelanggan atau perjanjian yang dinegosiasikan secara terpisah dengan  setiap pelanggan.

Hubungan dengan Manajemen Layanan Lainnya

Pentingnya BRM dari portofolio pelanggan dan portofolio kesepakatan pelanggan telah dibahas sebelumnya dalam bab ini. Selain itu, BRM memanfaatkan hal berikut:

·    Portofolio layanan TI: Ini digunakan oleh BRM untuk mencatat informasi tentang peluang baru untuk pelanggan BRM, sebagai sumber informasi untuk membantu BRM mengevaluasi layanan baru atau berubah dan untuk melacak kemajuan dan status pengembangan layanan untuk pelanggan.

·    Portofolio proyek: Ini memberikan informasi secara lebih rinci tentang status proyek yang direncanakan atau sedang berjalan sehubungan dengan layanan baru atau yang diubah untuk pelanggan.

·    Portofolio aplikasi: Ini menyediakan informasi tentang aplikasi IT yang ada, fungsionalitas yang mereka sediakan, orang-orang yang mengembangkannya dan orang-orang yang mendukung dan mengelolanya.

Manajemen portofolio layanan

BRM akan bekerja sama erat dengan manajemen portofolio layanan, menggunakan informasi yang disimpan dalam portofolio layanan untuk mengidentifikasi cara terbaik untuk memanfaatkan penawaran layanan yang ada atau memanfaatkan perkembangan dalam pipa untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Jika portofolio layanan yang ada tidak dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, maka perlu dikembangkan penawaran layanan baru. BRM akan bekerja dengan pelanggan untuk mengartikulasikan persyaratan strategis dan hasil yang diinginkan, menentukan pola kegiatan bisnis, mengidentifikasi pemangku kepentingan, mengembangkan kasus bisnis dan memastikan bahwa pendanaan yang memadai tersedia. Ini akan bekerja dengan manajemen portofolio layanan secara internal untuk menentukan apakah penyedia layanan memiliki sumber daya dan kemampuan untuk menyampaikan.

Ketersediaan, kapasitas, manajemen tingkat layanan dan kontinuitas layanan TI

BRM perlu bekerja erat dengan tim desain layanan untuk memastikan bahwa layanan yang dirancang terus memberikan utilitas dan garansi yang ditetapkan, bekerja sama dengan tim proyek untuk memperjelas atau memperluas persyaratan dan menyelesaikan konflik. Selama tahap ini, BRM akan bekerja dengan ketersediaan dan manajemen kapasitas untuk membantu mereka memahami apa yang dibutuhkan pelanggan dan mengapa, terus bekerja dengan pelanggan untuk mengembangkan dan memperbaiki pola kegiatan bisnis dan untuk mengartikulasikan dan menyetujui persyaratan untuk pemulihan bencana / kelangsungan bisnis. Bekerja bersama manajemen tingkat layanan, BRM juga akan berperan dalam pengembangan perjanjian tingkat layanan dan mendapatkan komitmen pelanggan untuk proses SLM. BRM memiliki peran penting untuk dimainkan dalam memastikan persyaratan pelanggan untuk kelangsungan bisnis dipahami dengan benar dan dimasukkan ke dalam Manajemen Kelangsungan Layanan TI.

Manajemen perubahan, perencanaan dan dukungan transisi, manajemen pengetahuan, dan rilis serta manajemen penerapan

BRM akan memastikan bahwa permintaan perubahan diajukan atas nama pelanggan dan bahwa kepentingan pelanggan terwakili sepenuhnya dalam proses manajemen perubahan. BRM juga akan terlibat dalam memastikan pelanggan berada pada kondisi kesiapan yang cukup untuk menerima layanan baru, tidak hanya dalam hal menyetujui dan memvalidasi rencana dan kriteria uji penerimaan pengguna dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan tes, tetapi juga dalam hal membuat perubahan yang diperlukan untuk proses dan prosedur melalui manajemen perubahan bisnis. Ini akan terlibat dengan pelanggan dalam mengembangkan pelatihan dan rencana pendidikan, dan termasuk pelanggan dalam pengembangan rencana manajemen pengetahuan. BRM juga akan bekerja sama dengan pelanggan dalam kaitannya dengan rilis dan manajemen penyebaran untuk memastikan bahwa pelanggan memahami rencana rilis dan penyebaran, dampaknya terhadap operasi dan risiko yang terkait. BRM perlu mengkonfirmasi bahwa ada cukup ‘Go live’ dan dukungan kehidupan awal, pelatihan telah cukup dan sesuai dengan tujuan dan bahwa pelanggan memiliki informasi lengkap tentang kesalahan yang diketahui dan memahami bagaimana hal ini dapat mempengaruhi pengoperasian layanan baru.

Peningkatan layanan berkelanjutan

Pengukuran kepuasan pelanggan adalah kegiatan utama untuk BRM selama siklus hidup. Pengukuran kepuasan pelanggan, manajemen tingkat layanan dan proses peningkatan tujuh langkah semua akan mengidentifikasi peluang untuk peningkatan layanan, seperti juga pertemuan antara pelanggan dan BRM untuk meninjau laporan layanan. Diskusi pada tingkat yang lebih strategis akan mengidentifikasi area-area di mana layanan perlu dimodifikasi, diganti atau diakhiri sebagai tanggapan terhadap penggerak perubahan eksternal, seperti undang-undang dan peraturan baru, persaingan yang berkembang atau berbagai kondisi ekonomi.

Manajemen keuangan untuk layanan TI

BRM membantu manajemen keuangan untuk layanan TI untuk memahami bagaimana pelanggan menilai nilai yang mereka peroleh dari layanan TI dan apa yang mereka siapkan untuk membayarnya. BRM membantu pelanggan memahami kebijakan, biaya, risiko, dan masalah keuangan penyedia layanan TI lainnya, dan menjelaskan bagaimana biaya penyedia layanan diterjemahkan ke dalam biaya pelanggan. Secara kritis, BRM dapat membantu pelanggan memahami implikasi keuangan dari keputusan perencanaan jangka panjang.

Daftar Pustaka

• http://dia_ragasari.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/47170/Buku+-+ITServiceManagement.pdf