DESAIN LAYANAN & TRANSISI LAYANAN

DESAIN LAYANAN

Pengantar

                    Begitu organisasi telah menentukan strategi TI yang ingin dikejar, ia menggunakan fase desain layanan dari siklus hidup untuk menciptakan layanan baru yang transisi layanan kemudian masuk ke lingkungan hidup. Dengan demikian, desain layanan bertujuan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan bahwa layanan baru akan berjalan sesuai rencana dan memberikan fungsionalitas dan manfaat yang dimaksudkan oleh bisnis. Prinsip ini adalah dari pendekatan ITIL dan mengapa sebagian besar desain layanan proses difokuskan pada pengendalian operasional :

¨       Manajemen katalog layanan

¨       Manajemen tingkat layanan

¨       Manajemen kapasitas

¨       Koordinasi desain

¨       Manajemen ketersediaan

¨       Manajemen kontinuitas layanan TI

¨       Manajemen keamanan informasi

¨       Manajemen pemasok

                    Kontribusi yang dapat diberikan oleh fase desain layanan dari siklus hidup diringkas untuk memastikan penciptaan layanan hemat biaya yang disediakan tingkat kualitas yang dibutuhkan untuk memuaskan pelanggan dan pemangku kepentingan di seluruh kehidupan layanan.

                    Namun, kenyataan bahwa kebutuhan bisnis berubah seiring waktu dan menghasilkan

kebutuhan atau peluang untuk perbaikan lebih lanjut, bahkan sebuah organisasi dengan proses desain layanan yang matang perlu melakukan perubahan pada layanan sepanjang hidup mereka. Oleh karena itu desain layanan memiliki peran penting untuk dimainkan mendukung peningkatan layanan berkelanjutan dan sama pentingnya untuk mengelola perubahan pada layanan yang sudah ada seperti saat merancang layanan baru. Dalam hal ini, desain layanan juga harus mempertimbangkan dampak dari kegiatannya pada layanan keseluruhan, sistem, arsitektur, alat dan pengukuran untuk meminimalkan potensi gangguan ketika layanan baru atau diubah dimasukkan ke dalam siaran langsung lingkungan hidup.

Kenapa harus Desain Layanan?

Desain layanan adalah kegiatan perencanaan dan pengorganisasian orang, infrastruktur, komunikasi dan komponen material layanan dalam rangka meningkatkan kualitas dan interaksi antara penyedia layanan dan pelanggan.

Desain layanan agar  layanan TI dapat memberikan manfaat kepada pihak bisnis, layanan-layanan TI tersebut harus terlebih dahulu di desain dengan tujuan bisnis dari pelanggan. Desain layanan memberikan panduan kepada organisasi TI untuk dapat secara sistematis dan best practice mendesain dan membangun layanan TI maupun implementasi ITSM itu sendiri. Desain layanan berisi prinsip-prinsip dan metode-metode desain untuk mengkonversi tujuan-tujuan strategis organisasi TI dan bisnis menjadi portofolio/koleksi layanan TI serta aset-aset layanan, seperti server, storage dan sebagainya.

5 Aspek Utama Desain Layanan pada ITIL

1)    Solusi layanan baru atau perubahan.

2)    Sistem manajemen layanan dan perangkatnya, khususnya portofolio layanan.

3)    Arsitektur teknologi dan sistem manajemen.

4)    Proses, peran dan kemampuan.

5)    Metode pengukuran dan satuan.

Tujuan desain layanan

¨      Mempertemukan manfaat bisnis yang telah disetujui.

¨      Proses untuk menunjang siklus hidup layanan.

¨      Mengidentifikasi dan mengelolah resiko.

¨      Desain keamanan & kerentanan infrastruktur TI.

¨      Membangun keahlian & kemampuan dalam TI.

¨      Kontribusi pada keseluruhan peningkatan kualitas layanan TI.

Paket desain layanan

Mendefinisikan seluruh aspek dalam layanan TI dan keseluruhan persyaratan dari setiap tingkatan dalam siklus hidup layanan. SDP dihasilkan untuk setiap layanan TI baru, perubahan mayor, atau layanan TI yang dikeluarkan.

TRANSISI LAYANAN

Pengantar

Sering terjadi pemutusan antara pengembangan dan operasi departemen dalam TI, yang telah menyebabkan banyak implementasi gagal layanan baru atau berubah. Transisi layanan berkaitan dengan menjembatani kesenjangan itu dengan lancar, memastikan bahwa persyaratan operasional sepenuhnya dipertimbangkan dan dipenuhi karena sebelumnya ada yang dipindahkan ke lingkungan hidup, termasuk dokumentasi dan pelatihan untuk pengguna dan staff pendukung. Transisi layanan juga bertanggung jawab atas dekomisioning dan penghapusan layanan yang tidak lagi diperlukan.

Transisi yang lancar dicapai dengan mengambil paket desain layanan baru atau yang diubah (SDP) dari tahap desain layanan, mengujinya untuk memastikan bahwa memenuhi dengan benar kebutuhan bisnis, dan menerapkannya dalam lingkungan produksi.

Beberapa proses yang dijelaskan dalam fase ini juga digunakan di dalamnya fase lain, khususnya pengetahuan layanan, perubahan, dan aset layanan dan konfigurasi pengelolaan.

Maksud & Tujuan

Tujuan transisi layanan adalah untuk :

¨     Menetapkan harapan pelanggan tentang bagaimana layanan baru atau yang diubah akan memungkinkan bisnis perubahan.

¨     Memungkinkan pelanggan untuk mengintegrasikan ke dalam bisnis mereka proses dan layanan.

¨     Mengurangi variasi dalam prediksi dan kinerja layanan yang sebenarnya sekali mereka diperkenalkan.

¨     Mengurangi kesalahan yang diketahui dan meminimalkan risiko dari perubahan.

¨     Memastikan bahwa layanan dapat digunakan dengan cara yang diperlukan.

Maksudnya adalah untuk :

¨       Merencanakan dan mengelola sumber daya untuk memperkenalkan dan mengaktifkan yang baru atau diubah ke lingkungan hidup dalam biaya, kualitas dan waktu yang diprediksi perkiraan.

¨       Meminimalkan dampak tak terduga pada layanan produksi, operasi dan organisasi pendukung.

¨       Meningkatkan kepuasan pelanggan, pengguna dan manajemen layanan staff dengan penyebaran layanan baru atau berubah, termasuk komunikasi, rilis dokumentasi, pelatihan, dan transfer pengetahuan.

¨       Meningkatkan penggunaan yang benar dari layanan dan aplikasi yang mendasarinya dan solusi teknologi.

¨       Memberikan rencana yang jelas dan komprehensif yang memungkinkan keselarasan antara bisnis dan transisi layanan.

                    Transisi layanan mencakup manajemen dan koordinasi sumber daya yang diperlukan untuk mengemas, membangun, menguji, dan menyebarkan rilis ke dalam produksi dan untuk menetapkan layanan baru atau yang diubah sebagaimana ditentukan oleh pelanggan dan pemangku kepentingan. Transisi layanan juga mengelola transfer layanan ke atau dari penyedia layanan eksternal.

                    Ketika itu dilakukan dengan baik, transisi layanan membantu organisasi menjadi lebih gesit, dengan kemampuan dan kapasitas untuk merespon lebih cepat dan dengan lebih besar

kepastian keberhasilan. Kemampuan beradaptasi ini membuat organisasi lebih kompetitif

sebagai tempat pasar menyesuaikan diri dengan ekonomi, sosial, lingkungan dan politik

perubahan.

                    Merger, akuisisi, dan perubahan organisasi besar lainnya dikelola dengan lebih baik,

kerugian produktivitas melalui perubahan diminimalkan, dan risiko diidentifikasi dan ditangani. Ini juga mendukung manajemen keuangan yang sehat, sebagai perencanaan yang efektif dan penganggaran untuk transisi berarti lebih sedikit kejutan, lebih sedikit gangguan, lebih tinggi produktivitas dan manajemen sumber daya yang lebih baik. Sebagai contoh, dalam transisi yang melibatkan dekomisioning sistem dan layanan yang ada, organisasi akan dapat mengidentifikasi peluang untuk pengurangan biaya melalui tepat waktu penghentian kontrak dukungan, perjanjian pemeliharaan dan lisensi. Jasa lebih selaras dengan kebutuhan bisnis dan, karena kebutuhan pelatihan diidentifikasi dalam perencanaan transisi, orang tahu apa yang diharapkan dari baru atau berubah layanan dan siap memanfaatkannya sebaik-baiknya.

                    Singkatnya, transisi layanan yang efektif merupakan bagian penting dari pemerintahan yang baik. Perubahan bisa dirangkul lebih cepat dan lebih efektif tanpa merusak bisnis, pelanggan dan karyawannya semua dapat dihadapi berubah dengan keyakinan yang lebih besar dalam hasilnya. Semua orang tahu apa yang diharapkan dan, jika transisi layanan efektif, harapan itu akan ditanggung realitas.

Tantangan dari Transisi Layanan

Menetapkan transisi layanan yang efektif dapat menjadi tantangan. Berikut ini beberapa

masalah yang bisa timbul dan perlu dikelola :

¨       Memastikan bahwa semua aktivitas perubahan didorong melalui transisi layanan.

¨       Menyeimbangkan kebutuhan yang berkembang dari bisnis terhadap kebutuhan untuk melindungi hidup layanan (yaitu responsif dengan tetap menjaga perlindungan yang sesuai).

¨       Mengintegrasikan dengan siklus hidup pengembangan dan proyek yang secara tradisional berada independen.

¨       Memiliki otoritas dan pemberdayaan yang tepat untuk melaksanakan proses sebagaimana didefinisikan.

¨       Mengelola persepsi orang sehingga prosesnya tidak dilihat sebagai penghalang untuk berubah atau menjadi lebih birokratis

  

Peran dari Transisi Layanan

                    Manajer transisi layanan bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengoordinasikan sumber daya untuk menerapkan rilis besar dalam biaya, waktu, dan kualitas yang diprediksi perkiraan.

Daftar Pustaka

• http://dia_ragasari.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/47170/Buku+-+ITServiceManagement.pdf